Aterrizando en la Administración Electrónica en 24 hs y sin (mal)gastar un euro: “Y sin embargo vuela”​

Hace un año, preparando los proyectos para la convocatoria de Gain (Agencia Gallega de Innovación) para emplead@s públicos innovadores, decidí que intentaría poner en valor los cambios en la Consejería de Hacienda de la Comunidad Autónoma de Galicia desde el punto de vista de la Intervención Delegada.

El trabajo resultó útil para valorar procedimientos e idear nuevas áreas de mejora y de posible simplificación de los procedimientos administrativos. Evidentemente no era merecedor de premio alguno desde el punto de vista de innovación tecnológica, pero nos permitió tomar perspectiva en la intervención delegada de los cambios que eran necesarios. Pero no sólo en esa unidad, muchas otras han asumido el cambio sin saber cómo de necesario sería ahora.

Entre otras cuestiones, el trabajo elaborado valoraba la oportunidad de poner en marcha una experiencia piloto de teletrabajo ligada a la modernización y digitalización de los trámites de la Consejería. Hace una año aún faltaban por digitalizarse los trámites de algunas áreas críticas de trabajo en la consejería (tesorería,…), pero desde el 1 de enero de 2020 ya sólo quedaron al margen algunos procedimiento que se han incorporado de golpe en 24 horas (no es la mejor opción, pero es la que hemos tenido).

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Lo que pretendía este trabajo era servir de “guía” hacia una posible informatización de los procedimientos sin necesidad de inversiones en nuevos aplicativos. Coste cero, o casi. Aprovechar lo ya existente, mejorarlo y poner en valor las ventajas que se conseguirían.

En particular suprimir el papel era y es aún, lo admito, una obsesión personal. Ya desde que hace 14 años entré en la Administración.

Evidentemente, esta posibilidad que hace 15 días se volvió obligación improrrogable, ha contado en los casi tres años que llevo en mi puesto de interventor delegado con apoyos fundamentales (y con falta de colaboración, bastantes barreras y obstáculos que no merece la pena señalar en estos tiempos).

En la parte positiva de la balanza ha habido personas que han colaborado durante años y más en los últimos meses para que esta situación se haya podido asumir técnicamente. Ha sido fundamental por una parte el personal del CIXTEC (centro informático adscrito a la Consejería de Hacienda), y en particular su director desde hace aproximadamente un año. Pero también el personal de la Dirección General de Función Pública, y en particular su personal de actualización de datos. Cada uno en su campo y por motivos diferentes pero relacionados. En una época en la que todo parece ser criticable en las administraciones públicas, más allá de la afinidad o no, de la discrepancia política o de cualquier tipo que se pueda tener, no debe existir problema en reconocer el mérito que para la modernización de los procedimientos han supuesto algunas personas.

La informatización de procedimientos ha permitido que a día de hoy no necesitemos ningún papel en todos nuestros procedimientos. Ha permitido que estemos trabajando de forma ordinaria dentro de esta extraordinaria situación. Por ello, debe constar que nada sería posible sin el personal de sistemas y soporte de CIXTEC, que además durante la crisis se han convertido en un pilar básico de ésta o de cualquier administración. La posibilidad actual de teletrabajo es consecuencia directa de todas las medidas adoptadas en los últimos tiempos, de su liderazgo en nuevos procesos, fundamentalmente durante el último año con la “virtualización de puestos de trabajo”.

Además la tramitación de expedientes de forma masiva en colaboración con la Dirección General de Función Pública (trienios y acceso a la carrera profesional de forma más clara últimamente) han permitido probar que el personal de cualquier unidad se puede formar en varias aplicaciones y en un entorno digitalizado siempre que se les traslade la información de forma accesible y progresiva para permitir su formación y adaptación. Y es responsabilidad de las personas que ocupan los puestos directivos asumir e impulsar esa transformación. Todos los días.

Por poner un ejemplo, el sistema de control y gestión de los expedientes de carrera profesional se montó en 3 semanas con 3 reuniones no muy largas con la colaboración de las unidades citadas:

  • La Dirección General de Función Pública integró la información del personal de las diferentes Consejerías y de la Consejería de Sanidad (procedente de los sistemas de información existentes). Un proceso en el que llevaba tiempo trabajando de forma efectiva
  • El CIXTEC creó los módulos de gestión y control de los partes/expedientes económicos de la carrera profesional en una aplicación xa existente
  • La intervención delegada de Hacienda colaboró con la definición del procedimiento de control de los expedientes y los “papeles de trabajo” que permiten acreditar el control realizado.
  • Todo lo anterior con el apoyo de uno de los servicios de la Consejería con competencia en materia de estadística para definir el alcance del muestreo a realizar

Y no somos personal especializado en el ámbito electrónico. Al menos no todas las personas. Simplemente hemos aprovechado las aplicaciones que contenían la información ya existente en papel y las hemos conectado de forma algo rudimentaria para que todas las personas con interés en trabajar pudiesen asumir su trabajo (a la espera de que se aprueben por quien corresponda mejores procedimientos que ya han sido definidos y probados). Y así, en estos momentos, todas esas personas pueden seguir desarrollo su trabajo al 100% desde casa con seguridad, porque todos sabemos un poco de todo para ayudarnos

Y así despertamos a la Administración electrónica y al teletrabajo hace 15 días. De la noche a la mañana las quimeras imposibles se convirtieron en necesidad imperiosa y aplicable al 100% de los procedimientos. Y sinceramente tengo que admitir que “hemos dejado de lado” a personas que no han sabido o no han querido aportar, y también a aquellas que se han puesto “de perfil”. Sin tener en cuenta su rango, jerarquía, ni experiencia previa, porque de todos los tipos de personas han venido algunos problemas. Si no hay voluntad en estas fechas, se carece de lo mínimo necesario.

Otro ejemplo es claro de cómo avanzamos ahora. El “dinamismo/urgencia” actual ha permitido informatizar los documentos contables en cuestión de horas y dar cobertura normativa a todo aquello que sea necesario. Y eso debe reconocerse a quienes lo están asumiendo (como ejemplo, que no será el último, la Resolución conjunta por la que se declaran actuaciones automatizadas publicada este viernes)

Para concluir, quiero matizar que estos procesos no han sido asumidos por subgrupos específicos, por personas especiales, ni por personal técnico especializado,… Han sido resultado del trabajo y aportación de todo el personal de estas unidades. Son personas, con sus familias en casa o no, con sus equipos informáticos domésticos o los que excepcionalmente ha sido necesario que aportase la Administración. Es el compromiso con el interés general como servidores públicos, porque somos conscientes de que a nosotros sólo nos piden encender un ordenador y trabajar, mientras estos días, cada día, hay un porcentaje de la ciudadanía que está poniendo en riesgo su vida para nuestra seguridad y bienestar.

De la necesidad, virtud. Y de las limitaciones y barreras el “sin embargo vuela”. Y así mientras haga falta. Sean días o semanas. Nos #quedamosencasa y trabajamos, porque nos pagan por ello. No son vacaciones.